Tugas MICE "SKY LINE BLOCK"

     Meeting room yang saya alokasikan adalah “Aurora Meeting Room” yang memiliki total luas mencapai 250 meter persegi dengan kapasitas 60 orang dengan menggunakan model round table set up atau Discussion Group. Mengingat Scientific Meeting akan lebih banyak mengarah kepada diskusi dengan topic yang di berikan moderator tentunya hal ini akan lebih mudah dijalankan apabila topic-topik tersebut di jadikan grouping untuk para peserta oleh moderator. Peralatan yang akan digunakan antara lain LCD proyektor, interactive whiteboard, laptop, laser pointer untuk presentasi, mini podium, microphone and proper sound system sehingga memudahkan dalam pelaksanaanya. Sedangkan untuk para peserta akan di persiapkan air mineral, pensil atau pulpen, serta note pad sebagai sarana pendukung selama kegiatan Scientific Meeting berlangsung serta menyediakan tempat membuang sampah untuk menjaga kebersihan. Semua peserta berangkat dari hotel menggunkan Shuttle bus yang sudah disediakan. berikut contoh Layout dan design set up dari "Aurora Metting Room":

     Untuk urusan akomodasi saya memilih hotel Mercure Jakarta Simatupang sebagai akomodasi bagi anggota tetap dan juga peninjau karena letaknya yang berdekatan dengan Sky Line Block. Proses administrasi dilakukan terpisah dari receptionist hotel dengan membuka mini reception untuk proses registrasi bagi para peserta. Setiap peserta mengisi buku tamu untuk memastikan jumlah peserta yang mengikuti kekegiatan “Regional Scientific Meeting”. Setelah melakukan proses registrasi semua peserta di berikan name tag sesuai dengan kategorinya “participant” atau “Inspector” yang akan di gunakan selama kegiatan berlangsung serta kunci kamar sesuai dengan rooming list yang telah ditentukan.

     Dalam menentukan menu makanan untuk breakfast dan dinner saya akan berkoordinasi dengan pihak hotel dan untuk lunch dan coffe break dengan pihak catering. Saya akan memberikan data uintuk menentukan menu makanan special request sesuai dengan data para participants yang sebelumnya sudah saya terima dari Mr. Munos Parmono melalui e-mail menu special request kepada setiap peserta. Adapau hal ini disiapkan untuk membuat team hotel siap untuk menjamu para peserta sesuai dengan permintaan mereka.

     Untuk rencana kegiatan rekreasi saya akan mengalokasikanya pada hari terakhir dengan menagajak para participant yang sebakian kecil mebawa keluarganya untuk berkunjung ke Setu babakan yang akan memperlihatkan kebudayaan khas betawi dan juga terdapat vberaneka ragam makanan khas betawi. Untuk transportasinya saya akan menggunakan shuttle bus untuk mengantar para participant dari hotel ke tempat tujuan. Dan pada akhir acara shuttle bus tersebut akan mengantar para peserta kembali ke hotel utuk mengambil barang2nya dan mengantarkanya ke bandara.

     Pada hari penutupan Scientific Meeting saya selaku pihak Sky Line akan bekerja sama dengan pihak hotel untuk mengadakan gala dinner dengan beberapa pertunjukan tari daerah serta pemberian plakat kepada Mr. Raul Punjabi yaitu ketua Ikatan Ahli Geologi Asia Pacific sebagai bentuk appresiasi dari kami karena telah menggunakan Sky Line dan Mercure Jakarta Simatupang sebagai tempat beralngsungnya event “Regional Scientific Meeting”.